Faire ses tableaux de bord avec Excel, bonne ou mauvaise idée ?

En tant que manager, tu sais bien que les indicateurs c’est important. Ou si tu ne le sais pas, ta direction le sait et ne te laisse pas vraiment le choix. Ou si personne ne le sait dans ton entreprise, elle va bientôt fermer et tout ça n’a plus d’importance.

Donc, tu vas faire un tableau de bord. Mais le problème, car il y a toujours un problème, c’est que tu n’as pas de super outil pour mettre en place ces indicateurs et les suivre… mais comme tu es quelqu’un plein de ressources, tu te dis que tu vas utiliser Excel. Je ne te le cache pas, ce n’est pas ta meilleure idée de la journée. Mais bon, des fois, il n’y a pas le choix. Donc voilà les 4 choses que tu dois absolument savoir avant de te lancer dans tes tableaux de bords avec Excel.

1 : Tu dois savoir ce que tu veux mesurer.

Bon ça semble crétin dit comme ça, mais en fait, tu verras que quand tu commences à faire des tableaux de bord, tu te retrouves vite à mesurer tout et surtout n’importe quoi. Il faut bien se rappeler que le seul intérêt d’un indicateur, c’est de pouvoir agir sur les choses. Si tu mesures quelque chose sur lequel tu n’as aucun pouvoir, c’est juste du masochisme. Alors il y en a qui aime bien… mais c’est un peu spécial… non ? Ensuite, il ne faut garder que ce qui est important et virer tout le reste, à moins de ne rien avoir à faire de ses journées que de faire des indicateurs. Et ça c’est plutôt mauvais signe ! Donc, mesurer ton chiffre d’affaire c’est bien, mais mesurer ta marge c’est beaucoup mieux ! De la même façon, mesurer ton panier moyen c’est plutôt pas mal, mais si tu le corrèles avec ta marge globale, c’est super. Donc, fais un grand coup de ménage dans tes données. Tu verras, ça va te simplifier la vie.

2 : Il faut filtrer tes données.

Par pitié ! Arrête de récupérer toutes les données possibles pour produire un pauvre indicateur à deux balles ! Tu n’as pas besoin de toutes ces données ! Ça peut peut-être te rassurer, mais c’est juste une preuve de ta grande feignantise parce que tu n’as pas voulu faire l’effort de trier ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Pourtant on te l’a dit plusieurs fois, ce n’est pas la taille qui compte, tu le sais ! Donc par exemple, si tu veux le top 10 de tes ventes de la semaine, pas la peine de récupérer l’historique des 10 dernières années.Ce n’est pas la peine non plus de récupérer l’adresse et le nom des acheteurs. On s’en fout. Tu as bien compris le truc, il faut nettoyer tes données, ça va te simplifier grandement la vie par la suite.

3 : Il faut nettoyer tes données.

C’est très rare d’avoir directement les bonnes données qui vont te permettre de calculer tes indicateurs. Non seulement tu vas avoir besoin de données intermédiaires pour faire tes calculs, mais tu vas vite t’apercevoir que tes données ne sont pas aussi propres que ça. Entre les doublons et les données non formatées, tu vas t’apercevoir que t’as un sacré paquet de bouses. Si par exemple, tu récupères tes dates de vente avec la date et l’heure, tu vas probablement avoir envie de séparer ça en deux colonnes. D’un côté la date, de l’autre l’heure. De la même façon si tu récupères des codes postaux. Tu vas probablement avoir envie de garder le début uniquement soit pour pouvoir faire des stat par département, ou même, voire des stat par régions,soyons fous ! Donc tu vas découvrir les joies des formats de cellules, des formules et peut-être même des macros. Prépare toi à mettre les mains dans le cambouis parce que les données ne sont jamais ce qu’on aimerait qu’elles soient.

4 : Tu dois automatiser la production de tes indicateurs.

C’est super de pouvoir produire des indicateurs. Mais devine quoi, tes indicateurs tu vas devoir les produire tous les mois, voir toutes les semaines ou peut-être même tous les jours ! Donc, si tu as autre chose à faire que de copier des nouvelles données dans tes feuilles Excel pour produire tes indicateurs, tu es dans une posture très délicate. Tu viens de créer un monstre qui va te bouffer tout ton temps. Ce n’est pas parce que tu fais des tableaux de bord que tu ne dois plus avoir de vie sociale !

Calculer un indicateur que tu ne mets à jour que de temps en temps, c’est comme un peu prendre la météo le lundi pour s’habiller toute la semaine, d’abord ça ne sert à rien et en plus ça peut être risqué. Rappelle-toi, on ne peut pas produire 1 fois 1000 indicateurs mais on peut produire 1000 fois 1 indicateur. Donc récapitulons, avant de te lancer à faire tes tableaux de bords avec Excel, il faut :

1 : Savoir ce que tu veux mesurer

2 : Filtrer tes données

3 : Nettoyer tes données

et 4 : Automatiser la production de tes tableaux de bords.

Et même si tu es devenu un demi-dieu de la formule Excel, et que tu maîtrises parfaitement les macros, je t’incite à regarder les autres vidéos de cette chaîne parce que tu vas t’apercevoir qu’utiliser Excel pour faire un tableau de bord, c’est peut-être une assez mauvaise idée. Et pour ne pas louper ces fabuleuses vidéos, je t’invite à t’abonner à cette chaîne et à cliquer sur la petite cloche pour être averti des nouveautés. Parce que la transformation numérique, c’est ici, et je peux t’aider !