5 problèmes récurrents avec tes fichiers Excel

Je ne le dirai jamais assez : la transformation digitale c’est avant tout une histoire de gain. Mais une fois qu’on a dit ça, par où commencer ? Alors une bonne piste, c’est de traquer les usages d’Excel. Parce que Excel ça ne doit servir qu’à une et une seule chose, faire des calculs, point final.

Donc, si tu utilises Excel pour faire tes bons de commandes, pour faire tes factures, pour gérer tes clients, pour suivre l’historique de quoi que ce soit, il faut sérieusement penser à l’internement en psychiatrie. Et c’est urgent. Je n’aime pas les analogies parce que c’est caricatural et réducteur. En fait j’adore les analogies !
Mais si tu prends l’exemple d’un marteau. Un marteau ça sert à enfoncer des clous. Si tu l’utilises pour n’importe quoi d’autre, tu as besoin de soin, ou tu vas en avoir besoin rapidement. Et bah c’est pareil avec Excel : si tu l’utilises pour autre chose que faire des calculs, c’est grave. Une fois qu’on a compris que les gens qui utilisent Excel à tord et à travers, c’est un bon moyen d’optimisation, il faut quand même se poser la question de pourquoi ils utilisent Excel, ce ne sont pas tous des crétins finis ! Donc il te faut estimer la dangerosité d’un fichier Excel.

Les indicateurs qui doivent tout de suite t’alerter sur la nocivité d’un fichier Excel sont : un nombre de ligne incalculable, un nombre de colonne incalculable, une utilisation délirante des couleurs, plein d’onglets, et enfin s’il y a plusieurs personnes qui travaillent sur un même fichier Excel et qui passent leur temps à se l’envoyer par mail.
Alors Excel c’est un peu comme ton dressing, trop de lignes ou trop de colonnes, c’est un peu comme si tu as trop de paires de chaussures. C’est compliqué de s’habiller le matin. C’est compliqué de s’assurer qu’on a la bonne paire avec la bonne tenue. Donc s’il y a plusieurs milliers de lignes dans ton fichier Excel, c’est difficile de savoir celles qui contiennent des erreurs, et celles qui n’en contiennent pas.

1 : Trop de colonnes

C’est forcément qu’il y a des choses qui ne servent à rien. Reprenons l’exemple de ton dressing. C’est comme si tu gardes tout le temps tous tes vêtements. Il y a plein de trucs que tu ne vas plus jamais mettre. D’abord parce que c’est démodé, et ensuite parce que ces vêtements ont subrepticement rétréci. Bizarre non ? Donc à garder des choses inutiles dans ton dressing, tu prends le risque de sortir avec quelque chose qui ne te va pas, et en plus, qui souligne de façon assez maladroite ta silhouette. Avec les colonnes c’est pareil. Supprime tout ce qui ne sert à rien.

2 : Trop d’onglets

Plein d’onglets c’est le signe d’un fichier Excel fourre-tout. C’est comme ton dressing si tu commences à rajouter des étagères pour stocker tes confitures ou tes casseroles. Ce n’est plus un dressing.

3 : Trop de couleurs

Plein de couleurs partout, ça c’est grave. C’est un signe manifeste de désordre mental. Non seulement tu as un fichier très complexe, mais en plus tu ajoutes un sens aux données en fonction de codes couleurs que seul toi peut comprendre. C’est dangereux et en plus, c’est moche. La plupart du temps c’est très moche. C’est exactement comme si dans ton dressing tu avais une seule tenue mais que tu collais des étiquettes de couleurs sur chaque vêtement pour savoir quoi mettre en fonction du temps. C’est débile !

4 : Trop d’utilisateurs

Et enfin, le nombre de personnes à travailler sur le même fichier Excel. Ca c’est le pire. tu ne sais jamais si les données qui sont dans le fichier sont à jour. Tu ne sais jamais si tu travailles sur la dernière version du fichier. Enfin, c’est du grand n’importe quoi. C’est un peu comme si dans ton dressing, n’importe qui peut prendre à n’importe quel moment n’importe quoi. Ok ça s’appelle des adolescents, mais c’est grave quand même !

Cette petite vidéo c’est pour t’alerter sur les problèmes les plus fréquents que l’on rencontre sur des fichiers Excel. Et c’est là où il y a des gains faciles et rapides à faire. Donc traque les usages déviants d’Excel, c’est une bonne façon de commencer la transformation numérique de ton entreprise. Evidemment, pour poursuivre, tu peux t’abonner à cette chaîne Youtube et cliquer sur la petite cloche pour être avertie des dernière nouveautés. Tu peux aussi aller voir la vidéo sur Pourquoi faire ses tableaux de bord avec Excel est une très mauvaise idée. En tout cas en regardant cette vidéo tu as déjà fait le premier pas dans la transformation numérique. Parce que la transformation numérique c’est ici et je peux t’aider.