Commence ta transformation numérique par les fichiers Excel

Alors, avant de commencer, il vaut mieux que tu aies vu et liké la vidéo qui traite de ce qu’il faut savoir avant d’utiliser Excel pour ses tableaux de bord. Maintenant attention ! Cette vidéo s’adresse à un public majeur et averti. Parce que ce que tu vas entendre peut te choquer.

Si tu crois encore qu’Excel est un outil magique qui te permet de faire tout et n’importe quoi, c’est que tu fais n’importe quoi. Mais cela va bientôt changer.

1 : Es-tu certain de tes calculs ?

Excel est super puissant mais c’est souvent assez chaud de savoir si tes calculs sont bons. Un simple dollar en trop ou en moins et tous tes calculs sont faux, c’est la cata ! Quand tu n’as encore que trois ou quatre colonnes, ça peut aller. Mais toi, tu as des dizaines de colonnes réparties sur plusieurs onglets avec des couleurs dans tous les sens, parce que toi, rien ne t’arrête, haha. Alors je sais, tu te dis que cela ne te concerne pas parce que toi tu es meilleur que la moyenne. Mais… la triste vérité c’est que ce n’est probablement pas vrai. Cela s’appelle un biais cognitif. Mais tu n’es pas obligé de me croire, et tu peux aller voir ce site qui regroupe les plus grosses catastrophes faites à partir de feuilles Excel. Donc maintenant, tu sais ! Et si tu avais l’habitude de prendre toutes tes décisions basées sur tes super tableaux Excel, tu vas beaucoup moins bien dormir… Beaucoup moins bien….

2 : Peux-tu changer tes feuilles Excel facilement ?

Le principe des indicateurs d’un tableau de bord, c’est de pouvoir les adapter ou d’en créer de nouveaux très facilement et rapidement. Il y a des indicateurs incontournables mais bien souvent tu vas devoir produire des chiffres à la demande, on the fly, PAF ! Et voilà. Cela permet aussi de changer son point de vue sur un angle spécifique pour avoir une analyse plus pertinente. Et c’est toujours plus pratique  que de monter sur ton bureau en plein open-space et de crier « Oh Captain, my Captain ! » Robin tu nous manques.

Je connais plein de sociétés qui utilisent des feuilles Excel dont personne ne sait comment elles fonctionnent. Et la plus grande hantise de tout le monde c’est que quelqu’un ait besoin d’y toucher. Et je suis sûr que tu en connais aussi. On peut trouver ça normal, on peut trouver ça drôle, on peut trouver ça pathétique, mais la vérité c’est que c’est juste dangereux ! Une feuille Excel est censée te faire gagner du temps. Cela ne doit pas devenir un boulet ! Ne devient pas l’esclave de tes feuilles Excel. C’est souvent la conséquence de la facilité. Au début, on a un petit besoin alors on crée une feuille Excel. Ensuite, arrive quelqu’un qui s’y connait en Excel, ce qui est déjà très louche en soi, et qui propose de te filer un coup de main. Et là on est en mode fête du slip. On rajoute des colonnes, on rajoute des formules, on rajoute des couleurs, et puis des macros tant qu’on y est ! Bah oui, allons-y gaiement, des macros pourquoi pas ? Vous voulez un masque de saisie ? Mais y a pas de problème. Et qu’est-ce qu’elle prendra avec ça la petite dame ? Et on se retrouve avec un « expert Excel ». Ce qui peut être un choix initialement défendable lié au manque de temps, au manque de ressources, au manque de moyens ou aux trois combinés, s’avère être une faute de management lorsque cela s’inscrit dans la durée. Alors tu remercies ton « expert Excel » quant à son investissement et à sa créativité dans l’emploi post-moderne des couleurs dans Excel, et tu lui dis de lâcher l’affaire.

3 : Qui a modifié cette putain de feuille Excel ?

Malgré les efforts de Microsoft pour rendre possible le travail collaboratif avec Excel, c’est toujours fait en dépit du bon sens. C’est le problème de la traçabilité et de l’intégrité des données. Sais-tu d’où proviennent tes données et qui les a modifié ? Tu te retrouves avec tout plein de fichiers, tous stockés dans des endroits plus incongrus les uns que les autres, et on synchronise le tout par mail. Parce que, bah oui, évidemment, le mail ça sert à tout et n’importe quoi. Mais en fait plus personne ne sait qui a touché quoi, qui détient la dernière version de la feuille, celle qui est à jour, ou la moins moins à jour, ou n’importe quoi. Et toi tu, te retrouves à prendre des décisions à partir de chiffres faux, produits à partir de données incomplètes ou obsolètes.A ce niveau là, c’est de la poésie ! C’est de l’art !

Parce que même si tes calculs sont bons, ce qui serait en soi déjà miraculeux, si tes données sont fausses, c’est pas gagné… Pas gagné du tout. Et là, il va te falloir être très fort ! Il n’y a pas de miracle, Excel ne permet pas de garantir l’intégrité de tes données ! Un point c’est tout ! Alors résumons, utiliser Excel pour faire des tableaux de bord, c’est la misère.

1, tu n’es jamais sûr de tes calculs.

2, c’est difficile d’adapter des indicateurs ou d’en créer de nouveaux.

Et 3, tu ne sais jamais si tes données de base sont bonnes et à jour. Mais attention, ce n’est pas parce qu’il y a des problèmes avec Excel qu’il ne faut plus l’utiliser.

Excel est un excellent outil, mais comme tout logiciel, seulement s’il est utilisé dans le cadre de ce pour quoi il a été conçu. Si tu dois remplacer Excel par un outil plus adapté, je ne parle pas forcément du fabuleux outil que propose BusinessWidg, même si… Je te conseille de lire le livre « Pas de place pour le hasard » qui va t’expliquer comment changer de logiciel et t’éviter de tomber dans les pièges les plus grossiers. Voilà, maintenant tu ne pourras plus dire que tu ne savais pas !

Et oui, tu ne regarderas plus jamais un tableau Excel de la même façon, mais cela n’est pas très grave car tu viens de faire un nouveau pas dans le monde merveilleux de la transformation digitale. Car maintenant tu le sais, tu es abonné, sinon fais le tout de suite, et clique sur la petite cloche pour être averti des dernières nouveautés. Je disais donc, la transformation digitale, c’est ici et je peux t’aider.